为了加强对工商档案的管理，有效的保护和利用档案，为工商事业的发展服务，依据有关档案法规的规定，制定本制度。

    第一章    档案工作岗位责任

    第一条 分管档案工作的局领导职责

    （一）组织全局性的宣传、贯彻、执行《档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策的活动。

    （二）加强对局档案工作的领导，将档案工作纳入县局整体发展计划，列入议事日程，督促分管部门按上级和局档案部门要求做好应做的工作。

    （三）关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、物力、财力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，改善工作条件，使档案工作与全局各项工作协调发展。 

    第二条 局档案员职责

    （一）贯彻实施《档案法》、《湖北省档案管理条例》等档案工作的法律、法规，建立健全档案管理制度。

    （二）对各有关股室形成的各种材料的收集、整理、立卷和归档进行监督和指导。 

    （三）负责收集局领导外出开会的发言材料和带回的带有密级的材料。 

    （四）负责管理全局各种门类和载体的档案，维护档案的完整、准确与安全，并为本单位各项工作的需要提供服务。 

    （五）按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。

    （六）按规定向县档案馆移交应进馆的档案。

    第三条 分管档案工作的股（室）负责人职责

    （一）配备具有较好政治业务素质的专（兼）职档案人员，并保持相对稳定。

    （二）将档案工作纳入本单位的议事日程（每半年研究一次档案工作），帮助专（兼）职档案人员解决工作中的实际困难。

    （三）组织本单位人员学习档案法规，执行局档案工作的规章制度。

    （四）疏通渠道，严格制度，督促有关人员注意平时各类文件材料的形成积累，积极配合专（兼）职档案人员的归档工作 。

    （五）协同档案室监督、检查本单位文件材料整理、归档验收及档案鉴定工作。

    （六）负责检查本单位专（兼）职档案人员履行档案岗位职责情况。 

    第四条 各分局专（兼）职档案人员职责

    （一）坚持平时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征，合理分类存放，便于利用和归档。

    （二）    负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。

    （三）    归档文件做到分类合理、页号编写准确，文件目录清楚。

    （四）    管好本部门应归档的文件，注意文件材料的安全和保密。

    （五）    主动接收局档案员的业务指导和督促检查，按规定时间向档案室移交。

    （六）    积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。

    （七）档案室要求对档案进行分类、整理、编号，并编制检索工具。

    （八）按归档时间向档案室提供档案目录和统计年报表。

    第二章  档 案 库 房 管 理 

    第五条 坚持以防为主、防治结合方针，切实做好档案十防，即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密工作，确保档案完整安全。

    第六条 加强库房基础设施建设，逐步购置先进设备，改善库房管理条件；引用先进科学技术，实行科学管理。 

    第七条 库房要保持温度在摄氏１４－２４°Ｃ，相对湿度在４５－６０％之内；保持清洁干净，做到无尘、无虫、无鼠、无有害气体污染。 

    第八条 定期清点整理档案资料，对残缺或变质的档案及时补充确保完整。要保持档案室的清洁美观，搞好档案室卫生工作

    第九条 档案室内严禁吸烟、大声喧哗，不准进行与查阅档案无关的活动。

    第十条 非工作人员不得进入库房自行翻阅档案，以防意外。

    第十一条 参观人员必须经领导批准，在档案员的陪同下方可参观。

    第三章 档案归档

    第十二条 归档范围：凡在职能活动中直接形成的、办理完毕、应作为文书档案保存，具有保存价值的各种文件材料。

    第十三条 归档时间：文书文件材料（含电子文件）于次年五月底前向档案室归档完毕；科技文件材料于项目结束或中止时间归档（设备随机文件材料在开箱时就应办理归档手续），其中规模较大的项目按子项结束时间归档。周期较长的项目按阶段归档；会计文件材料于次年五月底前立卷，由财会部门保存一年后向档案部门移交；声像材料、奖品、印章、字画等随时归档；登记注册资料档案事后及时归档。

    第十四条 归档份数：本单位制发的文件应归档2份（一份作档案保存，一份编发文汇集）；其他一份。

    第十五条 归档要求：归档文件应主要由文书处理部门和相关业务部门承担，档案部门要积极协助，加强监督指导。归档文件材料应做到字迹线条清晰、签署完备，制成材料有利于长期保存。归档文件材料必须完整、准确、系统。档案分类层次分明；保管期限划分正确；卷内文件排列有序，案卷题名标明确切，封皮填写正确清晰，装订面貌整齐美观，档案入库规范统一。

    第十六条 归档手续：接收档案进库时，要认真履行交接手续，填写档案移交（交接）登记簿，清点无误后双方签字，以明确责任。 

    第四章 档案保管

    第十七条 县局机关的档案材料实行集中统一保管、统一装订、科学分类，做到排列有序，便于查找和利用。

    第十八条 所接收的档案及时编制检索工具，并按国家有关档案保管期限的规定要求进行鉴定划分，确定保管期限及密级。

    档案的收进、移出、移交要严格进行登记，办理好交接手续，保证无遗失、遗漏。

    第十九条 档案销毁时要编制销毁清册，由鉴定小组批准签字；销毁时要专人监督。

    第二十条 定期及不定期地检查、清理、核对库房档案，做到目录与库存相符。如因管理不善造成档案损失或丢失，要视情节轻重追究当事人的责任。

    第五章 档案利用

    第二十一条 借阅档案必须严格履行档案借阅查登记手续。

    第二十二条 档案借阅期限：文书档案不超过6天; 会计档案和密级档案原则上不予借出，如需借出须经领导批准，并在1日内归还。

    第二十三条 本档案限于内部工作人员查阅使用，如外单位人员借阅档案，必须持有单位介绍信，经主管领导批准后方可查阅。

    第二十四条 档案查阅者必须登记查阅档案利用效果记录，需索取档案证明或复印件者，经领导批准后，注明复印人、时间、份数等有关内容方可索取。

    第二十五条 查阅档案应爱惜档案资料，严禁在档案上批注、涂改、圈点、折叠、污损。如有损坏、丢失，根据情节轻重予以处罚。

    第二十六条 所借档案必须妥善保存，按期归还，不得转借他人。

    第六章  档 案 保 密

    第二十七条 严格执行三密文件登记签字制度，否则，不得传递秘密文件、资料。

    第二十八条 不将秘密文件、资料放在不安全的地方。

    第二十九条 不携带秘密文件、资料回家，不得将秘密文件、档案资料给家属、子女阅读。

    第三十条 不携带秘密文件、资料参观、浏览、探亲、访友、办私事。

    第三十一条 不得擅自翻印、复印、传抄秘密文件、资料。

    第三十二条 不在公共场所谈论秘密事项，不在私人通信中涉及秘密内容。

    第三十三条 不在普通电话中谈论秘密事项和不用普通邮件寄发秘密文件、资料。

    第三十四条 不向废品收购部门出售秘密文件、资料、笔记本，不得私自销毁秘密文件、资料。

    第三十五条 不隐瞒失密、泄密事故。

    第三十六条 保密检查不敷衍，不马虎。

    第七章  档 案 鉴 定 销 毁

    第三十七条 档案资料鉴定销毁工作由档案鉴定销毁小组负责。

    第三十八条 鉴定销毁小组应定期对综合档案进行鉴定，对保管期限已满但仍有保存价值的，应延长保管期限; 对不需要继续保管的档案资料按档案管理办法进行处理。

    第三十九条 销毁档案必须编制档案销毁册，登记所销毁档案资料的时间、数量及主要内容。

    第四十条 销毁档案时，应遵循保密原则及有关规定并指派专人负责监督销毁，参加档案销毁的人员都要在销毁清册上签字，严禁将档案作废纸出售。