为加强机关文秘管理，促进机关工作规范化，保障政令畅通，提高行政效能，特制定本办法。

    第一章  文 件 管 理

    第一条 本局发文字号及种类如下：

    长工商发、长工商、长工商办函、长工商处字、局长办公会议纪要、专题会议纪要、工商行政管理简报、情况通报共8种。

    因工作需要创建其它文种的，应经分管机关的局领导批准后使用。

    第二条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

    （一）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关应当排列在前。

    （二）秘密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”，并应当标明份数、序号。

    （三）紧急文件应当分别标明“特急”、“急件”；紧急电报应当分别标明“特急”、“加急”、“平急”。

    （四）发文字号，包括机关代字、年份、序号。联合行文只标明主办机关发文字号。

    （五）上报的公文，应当在首页注明签发人姓名。

    （六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，标明发文机关，并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

    （七）附件应在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。

    （八）除情况通报、会议纪要、简报外，其它公文应加盖成文单位印章。

    （九）成文时间以领导人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关领导人签发日期为准。

    （十）文件应有主题词，上报的文件应当按照上级机关的要求标注主题词。

    第三条 公文用纸一律采用国际标准A4型（210mmx297mm）,党委文件采用16开（184mm×260mm），左侧装订。

    第四条 发文办理一般包括草拟、审核、签发、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。

    （一）拟稿。综合性文件的拟稿，由办公室负责；业务类文件由相关业务股室负责。

    （二）核稿。凡以县局名义起草的各类文件和材料在送领导签发前需经办公室审核签字（各股室起草的文件先由分管局长审核后交办公室核稿，最后签发），对不符合要求的文稿，退回主办单位重办。

    （三）签发。县局文件、局党委文件、办公会议纪要和联合发文由局长签发或局长委托副局长签发；处罚决定书按规定签发；情况通报和其他材料视情况由局长或由分管局长签发；简报由办公室主任签发。

    （四）登记。已签发的文件由办公室统一分类编号、登记（处罚决定书从其规定）。

    （五）发送。凡冠县局或局办名义的文件材料，由办公室发送电子邮件。发送电子邮件由办公室主任负责最后核对并签名，以确保成文质量。局办必须定期核对已发送的邮件，因设备故障等原因造成接收单位未接收到邮件的，局办应及时补发。抄送单位无法发送电子邮件的，应打印成纸质件分送，不得缺送、漏送、滥送。

    （六）立卷。根据《中华人民共和国档案法》的有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料立卷，由县局办公室统一分类归档。

    （七）归档。案卷应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交，个人不得保存应当归档的公文。

    （八）销毁。没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可以定期销毁。销毁秘密公文应当进行登记，由二人监销，保证不丢失，不漏销。

    第五条 收文管理一般分登记、拟办和传阅等程序。

    （一）登记。凡机关收进的文件材料要进行分类登记，认真填写收文登记表。

    （二）拟办。收文登记后送办公室主任或副主任批文，确定传阅范围或阅示领导，并提出适当的建议。

    （三）传阅。批文后由收文人员按拟办的内容分装送阅。文件传阅顺序为：先送局长阅，再送分管局长和其他局长阅，最后送相关股室阅。有时间要求的急件，送局长、分管局长阅后，先送阅办单位阅，然后送其他副局长或党委成员阅。文件传阅时间不超过1天。

    第六条 收发人员负责县局各类文件、材料的校对工作。机关各股室材料由各股室打印。

    第七条 收发人员要准确及时地完成文件的收发、投递任务，不得压延、遗忘。要定期收取文件资料，确保上级精神和各类信息的及时传递，对急办文件要做到急件急收，急件急发。

    第二章   信 访 管 理 

    第八条 除反映干部违纪违法直接由纪检监察室受理外，本局信访统一归口办公室管理。信访工作的主要任务是：

    （一）受理、分办本系统、本单位以及上级领导机关交办的群众来信来访件；

    （二）对分办事项督办检查；

    （三）定期综合研究群众来信来访的情况和问题，及时向有关领导反映，并提出解决问题的建议；

    （四）向局领导和上级机关报告交办信访问题的处理结果。

    信访工作要求：归口办理，分级负责，就地解决，讲求效率。

    第九条 群众来信来访和上级转办交办的信访件均应单独登记编号，并建立登记簿。

    对于重要的或送领导批示的还应填写来信摘要，并及时报领导阅示。

    第十条 领导批示由本部门承办的信访件，必须迅速处理，须交下级单位或有关部门处理的，及时归口处理，同时发送“来信来访落实回执单”。对重要的和上级部门交办件的办理结果应及时告知来信来访者或交办部门。

    第十一条 电话通讯中必须严格遵守接打电话礼仪。对公务电话做好记录，并及时送达给领导和当事人。需要具体办理和出席会议的电话记录，领导批示后要迅速按要求落实到人，并由当事人在电话记录上签名。对投诉举报电话，应弄清事由、请求和联系方法，如实记录，按规定分办处理。

    第三章  档 案 管 理

    第十二条 县局印发的各类文件、函件、简报、白头件都应登记造册，分类归档，妥善保管。

    第十三条 收文登记后，应按发文机关或文件用途分类归档，要便于查找。

    第十四条 未传阅完毕的文件一律不得借出。借文应办理借文登记，认真填写借文登记簿，先登记后借阅，借阅期限不得超过两周，到期未归还的应督促收回。

    第十五条 办文、传文、借文必须严格遵循保密的相关规定。

    第十六条 对上级机关、新闻单位反映我局工作动态、工作业绩的文字资料，复印后统一存档，按年度装订成册，妥善保管。

    第十七条 每年5月底以前对上一年度的各种文字材料按档案管理的要求进行整理。

    第四章    用 印 管 理

    第十八条 用印的原则与要求为：

    （一）本着先批准后用印的原则，按用印批准权限分级管理；

    （二）用印必须认真做好登记，要将用印时间、内容、用印人、批准人登记清楚，盖印必须由专人负责。不能随意委托他人代为盖印，不准在空白信件上盖印；

    （三）使用带有存根的公函或介绍信、证明信等要盖两处印章，一处盖在公函连接线上，一处盖在机关落款处。

    第十九条 局党委公章的用印，由党委书记或分管副局长审批；县局行政公章的用印，由局长、副局长或办公室主任审批；办公室公章的用印，由办公室主任、副主任审批；其它各股室的用印，由股室负责人审批；各党支部公章的用印，由党支部书记批准；各分局公章的用印，由分局局长批准。

    第二十条 印章由专人妥善保管（各分局原则上由内勤工作人员负责保管），平时随用随锁，节假日加封，要提高警惕，严防私用、盗用公章。

    第二十一条 对未经审批擅自用印的责任人双方（用印人和管理人），以及保管不善造成公章滥用或其他问题的责任人，视情节轻重和造成后果大小，分别给予诫勉、扣发津贴、奖金及待岗的处理或给予降级、撤职等相应处分。

    第五章  附  则

    第二十二条 本办法由县工商局办公室负责解释。