长阳土家族自治县环境保护局档案管理制度

    一、立卷归档制度
     l、立卷归档范围：按照国家环境保护总局制定的环保管理业务和机关行政文书档案管理办法．确定其立卷归档范围．正确区分归档的文件材料。
     2、立卷归档方法：环境管理业务材料的归档由综合档案室的档案人员进行业务指导．各业务科室立卷后移交档案库房,机关行政文书材料的归档由综合档案室办理。
     3、立卷归档时间：环境管理工作中形成的文件材料，应在次年六月份前清理立卷后向综合档案室移交归档。凡属建设项目形成的材料在项目建成验收完毕时立卷归档。科技、科研等文件材料在办理完毕时立卷归案。财务档案．在财会室保管一年后立卷移交到综台档案室归档。
     4、立卷归档要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。做到：文件材料齐全完整，档案类别层次分明，保管期限划分准确，文件排列有序，档案入库统一规范。
     5、归档手续：接收档案进库时，要认真履行交接手续，填写档案移交(交接)登记簿．清点无误后，双方签字，明确责任。 

    二、档案保管制度
     l、严格加强档案管理．对局机关的全部档案实行集中统一保管、统一装订、科学分类、排列有序．便于查找和利用。
     2、接收档案进库时，必须坚持先验收，后办交接手续的原则，确保进库档案质量。
     3、凡上级和环保业务部门规定立卷归档、集中管理的各类文件材料，机关科室有关责任人在当年底向档案保管人员办移交，局机关工作人员不得私自存放。
     4、档案库房专用，不得存放与档案无关物品；库房内必须具备防火、防虫、防盗、防潮、防高温、防光、防鼠、防有害气体侵蚀等防护设备．以确保档案资料的安全与完整。
     5、档案的移出、收进、移交要严格进行登记．办理接交手续。凡查阅档案须先登记后查阅，非经同意任何人不得带出档案室和提出复印．以防遗失、遗漏事故发生。
     6、档案工作人员要定期或不定期检查、清理、核对库房档案．做到案卷目录与库存相符，发现问题应及时向分管领导汇报。
     7、利用电子计算机等设备逐步对档案进行现代化管理。

    三、档案利用制度
　　l、档案管理人员要积极主动的提供档案储存资料．熟悉档案业务知识．及时编撰各种检索工具和参考资料，提高档案的查全率和查准率。
　　2、机关档案主要为系统内使用．外单位需要利用时，必须持单位介绍信，经本机关档案领导小组组长批准方可借阅，时间不超过三天。
　　3、凡来档案室查阅档案的，均由管理人员调卷，填写登记薄．然后在档案室查阅，用完后归还销号；确需借阅使用的，须办理借阅手续．按时归还，填写利用效果登记薄。
　　4、借阅利用档案者．要自觉爱护档案，不得在档案上作任何标记，不准撕毁，不准涂改。

    四、档案保密制度
　　1、严格执行《保密法》及党和国家的保密政策、保密制度：维护本局档案的完善及安全。
　　2、加强保密设施建设，做到门有铁门，窗有铁栅．文有专夹；存放有专盒。
　　3、保密档案材料要妥善保管，绝密文件要单独保管，
　　4、查阅密级文件和档案，应履行审批手续，只限于在阅文室阅读，不得私自抄录和带走。
　　5、秘密文件的传递由专职档案员统一掌握，非经批准不得擅自扩大秘蜜文件的阅读范围。
　　6、任何人不得私自携带秘密文件材料和档案外出参观游览、走亲访友和办私事；确因工作需要，必须经审查批准，同时定专人保管，定期收回。
　　7、对“三密”文件要做到月清理、季核对，并按时向有关部门清退；如若发现丢失的，要及时追查，并向上级有关报告。   
　　8、对于违反保密规定，造成档案失密、泄密的，要追究当事人的责任。

    五、档案鉴定销毁制度
　　1、根据本单位制定的《档案保管期限表》的规定，严格鉴定销毁手续．对其保管期限届满的档案，进行价值鉴定。
　　2、鉴定工作在分管领导的主持下，由档案鉴定小组组织进行，并报请上级机关和档案部门派人参加指导。
　　3、鉴定工作结束后．对拣出的确无保存价值的文件材料，编制销毁清册，写出销毁报告，报机关领导签批。在档案销毁清册批准前，其准备销毁的档案单独保管．以备审查．批准销毁的报告和清册要归人本机关的全宗卷。  
　　4、档案室根据被批准的销毁报告和销毁清册．组织专人(两人以上）运到销毁档案指定的纸厂销毁．禁止将销毁的档案材料出卖给废品收购部门。
　　5、为防止档案的遗失和泄密，销毁时要指定两人监销。监销人员结束销毁工作后，要在销毁清册上注明“已销毁”字样，填写销毁日期，签名盖章。