长阳土家族自治县环境保护局公文处理管理办法

    为加强公文的管理，进一步规范公文处理，提高工作效率，对环保局机关公文处理提出如下管理办法：

    一、主要公文的适用范围
　　（一）决定。适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位和人员，变更或撤销下级单位不适当的决定事项。
　　（二）通知。适用于批转下级单位的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
　　（三）通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
　　（四）报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
　　（五）请示。适用于向上级机关请求指示、批示。
　　（六）批复。适用于答复下级机关和单位的请求事项。
　　（七）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
　　（八）函。适用于不相隶机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
　　(九)会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。

    二、公文的发送范围
　　（一）县环保局党组、环保局、机关党支部的请示、报告一般只主送县委、县政府、市环保局、县直机关工委，涉及人事、编制、资金等问题也可主送县组织、人事、编制、计划、财政等部门。
　　（二）“请求”应一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”中不得夹带请求事项。
　　（三）除重大和紧急事项可直接请示、报告或同时抄报上级机关及其负责人外，一般不得越级请示、报告。
　　（四）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
　　（五）向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。
　　（六）对下行文的发送范围：主送一般为队、站及相关单位。抄送一般为与公文有关的委、局、办。
　　（七）县环保局机关党组下行文件，主送机关党支部。
　　（八）县环保局党组、县环保局、机关党支部的公文要送相关的领导、机关党委委员和科室，涉及到全局性的文件要送全体局领导和各科室。

    三、发文办理
　　（一）草拟。由会议决定或文件签发人指定有关科室或具体人拟定。草拟公文应当做到：
　　1、符合国家的法律、法规及其他有关规定。提出新的政策、规定等，要切实可行，并加以说明。
　　2、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
　　3、公文的文种应当根据行文的目的、局机关的职责和与主送机关、单位的行文关系确定。
　　4、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题，后引发文年号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
　　5、结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。
　　6、文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或者其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
　　7、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
　　（二）审核。公文送局领导签发前，应当送办公室审核，必要时签发人指定专人审核。审核人要在以下几个方面严格把关：
　　1、是否必须发文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求。
　　2、文稿内容与国家法律、法规，上级有关部门政策、规定，本机关其他文件有无抵触矛盾之处。在具体政策规定上是否有变动的必要，是否超越本机关的职责范围。
　　3、要求和措施是否明确具体、切实可行。
　　4、涉及其他部门或科室的问题是否经过协商并取得较为一致的意见。
　　5、文字表达是否确切、简练，标点是否正确，数字是否准确，书写是否规范。
　　6、对不符合规定，需要作较大修改或认为不需要发文的文稿，由办公室签署意见后退回有关科室重新处理。经审核基本合格的文稿，送交主管领导审阅签发。
　　（三）签发。以局机关名义制发的上行文，由局党组书记、局长签发；以局机关名义制发的下行文或平行文，由局党组书记、局长或者由局党组书记、局长授权其他局领导签发；以局机关党支部名义制发的文件，由局机关党支部书记签发。领导签发文件，要在签发栏内批示“可发”或“发”，并署名，注明签发日期。一般性通知及函文由分管领导签发。
　　（四）复核。公文正式印制前，办公室应当进行复核。重点是：审批签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一 、规范等。
　　（五）公文打印、分发。文稿打印、校对、装订由主办科室负责，办公室安排印刷。分发、邮寄公文一定要点清数目、写清收件单位的具体地址和名称。县直单位直接送县委办、县政府办公文交换站。涉密文件要专车、专人送发。
　　（六）严格控制发文数量。为了减少不必要的文件，凡简单照抄上级文件条文，内容空洞，没有新的规定或措施的，一般不发文；正常的业务性工作和小型专业会议，无特殊情况一般不发文；上级部门的文件要求发到各企业单位的，县局无补充规定或具体要求的，直接翻印下发，不另转发；分属不同科室管理，但内容、性质、要求上互相联系、交叉的工作，要联合批文，统一口径和要求，不得重复发文。

    四、收文办理
　　收文办理指收文全部办理过程。主要程序有签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等。
　　（一）签收。公文一律由办公室保密人员签收，按程序办理。局领导一般不受理未经办公室签收的公文。
　　（二）登记。公文签收后，由办公室逐件拆封核查，分类登记。注意区分密件、急件和平件，密件要按保密程序办，急件要急办。局领导和各科室在参加会议时领取的文件或收到寄送的文件必须及时送办公室进行收文处理，以免造成公文运转滞留而影响工作。
　　（三）拟办、批办。对上级机关下发或交办的公文和平行机关、下级单位需要办理并符合本办法规定的公文，办公室负责人应及时提出拟办意见。需办理的公文原则上先由分管局长签阅后，科室具体办理；或科室提出意见或建议后，送分管局长、局长审签。重大事项直接送局党组书记、局长批示。对紧急、重要公文应提出办理时限。办公室在公文登记后应及时送局领导批示或交有关科室办理。
　　（四）承办。相关科室接到交办的公文后，应当逐件登记，注明局领导的批示内容，抓紧办理和落实，不得延误、推诿。县环保局一般公文5日内办结，紧急公文2日内办结；确有困难的，应当予以说明。对不属于本科室职责范围或不适宜本科室办理的，应在2日内退回办公室并说明理由。公文办理中，遇有涉及其他科室意见不一致的，报请局领导协调或决定。承办公文结束后，应在公文处理标签的“处理情况”栏中写明承办结果并由科室负责人签署姓名和日期。
　　（五）催办。经领导批示后交有关科室办理的公文，一般要求在收到文件后5日内回复办理情况。办公室负责催办，紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，其它公文视情催办。
　　遇紧急、特殊事项，经局领导批准，可以采用传真方式发送公文，传真件经办公室复印后按正式公文办理和保存。涉密公文不得租用传真机传输。
　　其他机关人员需要查阅本单位公文案卷，必须持有介绍信。查阅密级公文案卷并摘抄部分内容的，需经办公室负责人批准。成卷公文不得外借。

    五、公文归档
　　草拟、修改和签批公文，不可使用铅笔或圆珠笔，所用墨水应符合存档要求。文稿左侧装订线外，不得签批和修改。
　　立卷、归档。科室应将3份办结的发文正本连同领导签批的底稿、附件和办结的来文交办公室存档，科室、个人不得保存应归档的公文。